5 redenen waarom bedrijven overschakelen naar een virtuele receptie
Een virtuele receptie – ook wel een digitale receptie genoemd - stroomlijnt de traditionele receptietaken aan de hand van een slimme combinatie van hard -en software. Bezoekersregistratie, pakketontvangst en toegangscontrole kunnen volledig autonoom verlopen, zonder dat er een tussenpersoon nodig is. Een onbemande receptie werkt extra efficiënt, 24 uur per dag en 7 dagen per week, en biedt bedrijven aanzienlijke voordelen, waaronder verbeterde bedrijfsveiligheid, verhoogde operationele efficiëntie, en aanzienlijke kostenbesparingen.
1. Een virtuele receptie waarborgt bedrijfsveiligheid
Een virtuele receptie zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen je bedrijf binnenkomen. Met een slim toegangscontrolesysteem begint de beveiliging al bij de voordeur, die pas opengaat na een succesvolle authenticatie. Medewerkers, dienstverleners en uitgenodigde bezoekers kunnen eenvoudig toegang krijgen, waarna hun aanwezigheid nogmaals geregistreerd wordt bij de aanmeldzuil. Ongeautoriseerde personen krijgen niet zomaar toegang, tenzij een verantwoordelijke medewerker hen na een call besluit binnen te laten.
2. Een virtuele receptie voor werknemerstevredenheid
Receptiemedewerkers en office managers voelen zich vaak beperkt door de dagdagelijkse receptietaken die enkel en alleen uit repetitieve handelingen bestaan. Door de operationele processen te stroomlijnen met een digitale oplossing, geef je hen de ruimte en tijd om te focussen op belangrijkere taken.
3. Een virtuele receptie is efficiënter
Talenkennis, altijd beschikbaar zijn, over de juiste vaardigheden beschikken, multitasking... het is bijna onmogelijk voor receptiemedewerkers om dit allemaal perfect te doen. Ze zijn tenslotte ook maar 38 uur per week aanwezig, worden ziek en nemen vakantie, spreken wellicht niet alle benodigde talen, en hebben ook maar twee handen om alles aan te pakken tijdens piekmomenten. Een virtuele receptie neemt al die zorgen weg: bezoekers kunnen zich zélf gebruiksvriendelijk registreren, koeriers kunnen pakketten autonoom leveren…
4. Een virtuele receptie kost minder dan een FTE
Het in dienst nemen van een receptiemedewerker brengt onder andere aanwervingskosten, salaris en opleidingsuitgaven met zich mee. Deze kosten verdwijnen bij een virtuele receptie. Bedrijven die de overstap maken van een bemande naar een onbemande receptie realiseren gemiddeld een besparing van zo'n €90.000.
5. Een virtuele receptie voldoet aan Europese richtlijnen
NIS 2 verplicht een access control policy voor een cyberveilige toegangscontrole. Om te voorkomen dat personen met malafide doeleinden het gebouw binnendringen en op eender welke manier schade aanrichten, een datalek veroorzaken of met bedrijfsgegevens aan de haal gaan, is een slim toegangscontrolesysteem gecombineerd met tijds- en aanwezigheidsregistratie cruciaal.
