Dit brengt een virtuele receptie op in uw bedrijf
Nu er heel wat minder medewerkers op kantoor werken, en ook heel wat minder klanten langskomen, kiezen steeds meer bedrijven voor een virtuele receptie. En dat is te begrijpen: het is de makkelijkste manier om bezoekers, klanten en leveranciers goed te ontvangen én de coronaregels automatisch te implementeren. Maar wist u ook dat zo’n virtuele receptie uw bedrijf heel wat meer oplevert dan een veilig en goed onthaal? U kan er ook erg veel mee besparen. Reken maar mee …
De gemiddelde ‘klassieke’ receptie kost € 115.500
Een gemiddelde receptie heeft één tot twee receptiemedewerkers. Vaak is één FTE niet genoeg: mensen worden ziek, nemen verlof, de openingsuren van het bedrijf overstijgen de 38-urenweek … Omgerekend in bedrijfskost betaalt u in België zo’n 77.000 euro per jaar voor een ervaren, meertalige receptionist. Dat is voor 55.000 euro loonkost, vermeerderd met 40% overhead. Om de receptie permanent te kunnen bemannen, heeft u toch minstens 1,5 FTE nodig. Da’s dus goed voor gemiddeld 115.500 euro per jaar. Dat kan tellen.
Meer uitleg hierover? Lees ook “Waarom de receptiekosten van elk bedrijf te hoog zijn”
De virtuele receptie kost € 15.720
Terug naar de virtuele receptie. Een slimme deurbel die zelf de bezoekers verwelkomt en de deur opent maar ook leveranciers duidelijke instructies geeft, kost 1.020 euro per jaar. Voor een visitor management systeem dat functioneert zonder hulp van een receptiemedewerker, betaalt u 5.340 euro per jaar. Een intelligente pakketautomaat die fungeert als selfservice voor koeriers en leveranciers, daar telt u als gemiddeld bedrijf zo’n 5.220 per jaar voor neer. Gaat het om grotere bedrijven met meer leveranciers en koeriers, dan spreken we over 8.320 euro per jaar. Ten slotte heeft u nog een externe professionele telefoonservice nodig om uw telefoons door te schakelen. Oh ja, dat laatste trouwens 24/7, wat uw receptioniste niet kan … Gemiddelde kostprijs: 4.140 euro per jaar. Alles bij elkaar komen we dan uit op 15.720 euro per jaar. En klaar!
92% van de taken zijn repetitief en te automatiseren
Laat ons het even procentueel bekijken. Met een virtuele receptie kan u tot 92% van de repetitieve taken van de receptiemedewerker automatiseren. Dan blijven 8% van de taken - die exceptioneel zijn en tot de verantwoordelijkheid van de receptiemedewerker (of een andere medewerker) blijven behoren - over. Dat betekent dat 8% van 115.500 of 9.240 euro overeind blijft.
Een kostenbesparing van … 90.540 euro per jaar!
U leest het goed, die geldsom bespaart een bedrijf gemiddeld met een virtuele receptie: 90.540 euro per jaar. Da’s zwart op wit, met of zonder rekenmachine: het is de kost van 115.500 euro van de ‘klassieke’ receptie, verminderd met de kost van het digitaal onthaal van 15.720 euro en met de resterende 8% exceptiemanagement van 9.240 euro.
Na vijf jaar haalt u al een extra winst van 452.700 euro.
En uiteindelijk spaart u nog meer, want een virtuele receptie verbetert niet alleen de gezondheid van uw bedrijf, ook uw medewerkers lopen er gezonder bij, dankzij de contactloze leveringen en de dagelijkse gezondheidscheck aan de virtuele receptie. Digitalisering en automatisering brengen wel vaker geld in de lade, maar een dergelijke grote ROI, daar kan geen enkele andere afdeling aan tippen: de receptie spant de (gouden) kroon.
