5 raisons pour lesquelles les entreprises passent à un accueil virtuel
Un accueil virtuel – également appelée réception digitale – rationalise les tâches traditionnelles de réception grâce à une combinaison intelligente de matériel et de logiciels. L'enregistrement des visiteurs, la réception des colis et le contrôle d'accès peuvent fonctionner de manière entièrement autonome, sans nécessiter d'intermédiaire. Un accueil virtuel fonctionne de manière extra efficace, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et offre aux entreprises des avantages significatifs, notamment une meilleure sécurité de l'entreprise, une efficacité opérationnelle accrue et des économies de coûts substantielles.
1. Un accueil virtuel garantit la sécurité de l'entreprise
Un accueil virtuel assure que seules les personnes autorisées accèdent à votre entreprise. Avec un système de contrôle d'accès intelligent, la sécurité commence dès la porte d'entrée, qui ne s'ouvre qu'après une authentification réussie. Les employés, les prestataires de services et les visiteurs invités peuvent accéder facilement, après quoi leur présence est enregistrée de nouveau à la borne d'inscription. Les personnes non autorisées ne peuvent pas entrer, sauf si un employé responsable décide de les laisser entrer après un appel.
2. Un accueil virtuel augmente la satisfactiondes employés
Les réceptionnistes se sentent souvent limités par les tâches de la réception, qui ne consistent qu'en actions répétitives. En rationalisant les processus opérationnels avec une solution digitale, vous leur donnez l'espace et le temps nécessaires pour se concentrer sur des tâches plus importantes.
3. Un accueil virtuel est plus efficace
La connaissance des langues, la disponibilité constante, la maîtrise des compétences nécessaires, le multitâche... Il est presque impossible pour les réceptionnistes de tout faire parfaitement. Après tout, ils ne sont présents que 38 heures par semaine, tombent malades et prennent des vacances, ne parlent peut-être pas toutes les langues nécessaires, et n'ont que deux mains pour gérer tout pendant les périodes de pointe. Une réception virtuelle élimine toutes ces préoccupations : les visiteurs peuvent s'enregistrer eux-mêmes de manière conviviale, les coursiers peuvent signer et livrer des colis de manière autonome...
4. Un accueil virtuel est moins coûteuse
Embaucher un réceptionniste entraîne des coûts de recrutement, de salaire et de formation. Ces dépenses disparaissent avec une réception virtuelle. Les entreprises qui passent d'une réception avec personnel à une réception automatisée réalisent en moyenne une économie d'environ 90 000 €.
5. Un accueil virtuel est conforme aux directives européennes
La directive NIS 2 oblige la mise en place d'une politique de contrôle d'accès pour une sécurité cybernétique optimale. Pour empêcher les personnes mal intentionnées de pénétrer dans le bâtiment et de causer des dommages, de provoquer une fuite de données ou de s'emparer d'informations d'entreprise, il est crucial de combiner un système de contrôle d'accès intelligent avec un enregistrement du temps et de la présence.
