Combien rapporte une réception virtuelle à votre entreprise ?
Alors que les collaborateurs sont beaucoup moins nombreux à travailler au bureau, et que les clients se déplacent beaucoup moins, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à recourir à une réception virtuelle. Et c’est compréhensible : c’est le moyen le plus simple d’accueillir les visiteurs, les clients et les fournisseurs et d’appliquer automatiquement les mesures pour lutter contre le coronavirus. Mais saviez-vous qu’une réception virtuelle peut apporter à votre entreprise bien plus qu’un accueil sûr et de qualité ? Vous pouvez également économiser beaucoup d’argent. Faites le calcul…
En moyenne, une réception « classique » coûte 72.517 €
Une réception nécessite en moyenne 1,5 collaborateurs. En effet, un ETP n’est pas suffisant : les heures d’ouverture de l’entreprise dépassent les 35 h/semaine ; les réceptionnistes prennent des congés, sont malades, etc. Un(e) réceptionniste perçoit en moyenne une rémunération de 2.150 €/mois, souvent 13 mois par an ; son coût total pour l’entreprise est de 37.188 € (selon le simulateur de Pôle Emploi). La plupart des entreprises ajoutent 30% (voire 40 %) au coût de chaque collaborateur pour couvrir les frais généraux. Le coût pour l’entreprise d’un(e) réceptionniste est donc de 48.344 € par an.
Puisqu’il faut 1,5 réceptionnistes pour assurer une présence à l’accueil, le coût des collaborateurs à la réception est de 1,5 fois 48,344 €, soit 72.517 € par an. C’est un budget important.
Plus d’infos à ce sujet ? Lisez « Pourquoi les coûts de réception des entreprises sont trop élevés »
Une réception virtuelle coûte 15.840 euros
Revenons à la réception virtuelle. Tous les coûts sont comptabilisés, comme dans l’exemple précédent. Une gestion des visiteurs, qui accueille elle-même les visiteurs, ouvre la porte, et donne des instructions claires aux fournisseurs, coûte 1.140 euros par an. Un système de gestion des visiteurs qui accueille les visiteurs, vérifie leur état de santé et imprime un badge, coûte 5.340 € par an. Une boîte à colis intelligente fonctionnant en libre-service pour les livreurs et les fournisseurs coûte en moyenne environ 5.220 euros pour une entreprise jusque 150-200 collaborateurs (la boîte à colis coûtera seulement 3.840 € pour une structure plus petite, mais plus pour une grande entreprise avec de nombreux fournisseurs et livreurs).
Vous avez également besoin d’un service téléphonique professionnel externe qui prend et transfère les appels 24 h/24, 7 jours/7 : le coût moyen est de 4.140 € par an. Au total, nous arrivons à un montant de 15.840 € par an. C’est aussi simple que cela.
92 % des tâches sont répétitives et peuvent être automatisées
Voyons cela en termes de pourcentages. Une réception virtuelle vous permet d’automatiser jusqu’à 92 % des tâches répétitives effectuées par le personnel d’accueil. 8 % des tâches sont exceptionnelles et continuent à être prises en charge par le personnel d’accueil (ou un autre collaborateur). L’entreprise gardera donc 8 % des 72.517 € de la réception classique, soit 5.801 € par an.
Une économie de… environ 50.000 euros par an !
Vous lisez bien, c’est le montant qu’une entreprise économise en moyenne grâce à une réception virtuelle : 50.876€ par an. C’est mathématique, avec ou sans calculatrice. C’est le coût d’une réception « classique » (72.517 €), dont on enlève le coût d’une réception numérique (15.840 €) et les 8 % constitués par les tâches exceptionnelles (5.801 €).
Au bout de cinq ans, vous aurez réalisé une économie de 255.000 euros.
Reconnaissez-le : cinq ans, ça passe vite. Mais vous réalisez une économie plus importante encore, car une réception virtuelle n’améliore pas seulement la santé de votre entreprise. Vous améliorez également la santé de vos collaborateurs grâce aux livraisons sans contact et aux contrôles sanitaires quotidiens effectués par la réception virtuelle. Même si la numérisation et l’automatisation permettent souvent de gagner de l'argent, aucun autre service ne peut engendrer un tel retour sur investissement : la réception remporte la médaille (d’or).
