Un système de gestion des visiteurs : enregistrement des visiteurs sans personnel et impersonnel ?
Dans un environnement professionnel, nous associons souvent l'hospitalité à une réceptionniste qui accueille aimablement les visiteurs. Une réception numérique, sans personnel, semble donc contraire à un accueil chaleureux.
Cependant, de plus en plus d'entreprises optent pour un système de gestion des visiteurs sans réceptionniste, non seulement pour des raisons d'économie, mais surtout pour les avantages suivants.
Un système de gestion des visiteurs pour un enregistrement efficace des visiteurs
Une réception digitale réduit les temps d'attente à l'accueil : pas de file d'attente des visiteurs à la réception, plus besoin d'attendre que la réceptionniste termine son appel téléphonique, et surtout : une disponibilité permanente. Avec un système de gestion des visiteurs intelligent, l'enregistrement des visiteurs se transforme en une opération simplifiée et efficace : les visiteurs peuvent s'enregistrer rapidement et facilement via une borne d'accueil, après quoi l'hôte reçoit une notification sur son smartphone, où qu'il se trouve dans l'entreprise. Le temps d'attente est donc drastiquement réduit, et le visiteur sait toujours à quoi s'attendre.
Un système de gestion des visiteurs intelligent = enregistrement agréable des visiteurs
Une réception digitale équipée d'un système de gestion des visiteurs enregistre les visiteurs de manière uniforme. La qualité de l'accueil reste toujours aussi professionnelle pour chaque visiteur et peut être assurée en cinq langues, une performance difficile à atteindre pour une réceptionniste. Peu de temps après son arrivée et son enregistrement, le visiteur sera chaleureusement et personnellement accueilli par son hôte. Ce dernier est constamment informé via des notifications sur son smartphone, ce qui permet d'éviter toute confusion embarrassante.
Un système de gestion des visiteurs sécurise la confidentialité des enregistrements
À la réception, on n'est jamais seul. Pourtant, le motif du rendez-vous devrait rester confidentiel entre l'hôte et le visiteur. Une réception digitale signifie également un registre des visiteurs sécurisé et conforme à la législation RGPD. Tout aussi important est la protection de votre savoir-faire et de vos idées : chaque visiteur est en effet invité à signer un document de confidentialité. Cela se fait très simplement : numériquement et en quelques clics seulement.
