Un accueil souriant
Pour ceux qui roulent de Bruxelles vers Ostende, l'image est familière : trois constructions en forme de cube le long de l'E40. D'où le nom donné à ce complexe de bureaux : 3Square. Mais autant les mots 'complexe de bureaux' paraissent ternes, autant l'atmosphère qui imprègne les lieux impressionne dès l'arrivée. Les dames à la réception m'accueillent avec un large sourire en me souhaitant chaleureusement la bienvenue. J'ai l'impression d'atterrir dans le lobby d'un bel hôtel et j'oublie que près de 500 personnes viennent ici chaque jour travailler dans l'une des 16 entreprises du lieu, et que beaucoup d'autres s'y rendent pour.
La formule tout en un de 3Square
L'une de ces personnes est Frederic Beyens, Facility Manager chez 3Square. Assis dans une confortable salle de réunion, nous parlons de la gestion efficace de l'accueil.
« 3Square est né du constat qu'un lieu de travail implique bien plus que le travail lui-même », explique Frederic. « Ici, tout est conçu pour que vous puissiez faire votre travail de manière optimale, mais aussi du networking et même ne pas travailler : par exemple en dégustant la cuisine d'un magnifique restaurant. » Effectivement, le décor ne ment pas, chez 3Square, on a le souci du détail. « Chez nous, tout est centré sur l'expérience totale. Le service que nous offrons permet aux entreprises de se reposer sur nous pour un maximum de choses. C'est une formule tout en un, il ne leur reste qu'à amener leur ordinateur portable et c'est parti : plug & play. »
Et la formule plait, comme l'indiquent le taux d'occupation élevé et la diversité des entreprises qui profitent du haut niveau de service. « Cela va du grand bureau d'avocats à la banque, mais des start-ups de taille plus réduite se sont également installées chez 3Square. »
L'accueil est très important
Avec une telle diversité, les besoins doivent être très différents également ?
« Certainement, et je pense que c'est pour cette raison que l'accueil revêt une telle importance. Chaque entreprise a sa personne de contact qui veille à ce que toutes les questions trouvent une réponse et à ce que tous les problèmes soient résolus. »
Un fameux travail donc. « C'est pourquoi il était tellement important pour moi de débarrasser au maximum la réception de tâches requérant un travail intensif.
Pour le traitement des colis, Bringme me paraissait la solution idéale. Il fallait apporter une solution à une série de problèmes qui se posent aux entreprises. Certaines livraisons sont par exemple confidentielles, d'autres sont précieuses. Bringme nous a offert une solution qui se caractérise par la sécurité et la discrétion. Auparavant, les gens de la réception devaient souvent prendre la responsabilité de colis sans rien savoir de leur valeur ou de leur degré de confidentialité. A présent, c'est terminé. La Bringme Box permet de garder tout envoi en sécurité jusqu'à ce que son destinataire vienne le chercher. »
Une nouvelle manière de travailler
Frederic est clairement convaincu, mais je ne peux m'empêcher de prendre la température auprès des personnes de l'accueil. Ce sont elles qui sont le plus souvent en contact avec la Bringme Box. Lorsque je passe près de la réception, je m'adresse aux deux personnes présentes.
« Au début, nous avons dû nous y habituer, parce que nous ne savions pas bien à quoi nous attendre, mais la Bringme Box nous permet de garder beaucoup plus facilement une vue d'ensemble sur les livraisons », explique l'une des dames. « Et nous passons beaucoup moins de temps à réceptionner cette multitude de paquets », ajoute sa collègue.
Elles apprécient clairement cette nouvelle manière de travailler. Et cela semble bien fonctionner, parce que je ne vois pas un seul paquet traîner à la réception. « C'est exact, ils sont tous dans la box », concluent-elles en chœur en riant. Cela fonctionne à merveille : je me dirige vers la sortie, avec… un sourire.
