Dit brengt een virtuele receptie op in uw bedrijf
Nu er heel wat minder medewerkers op kantoor werken, en ook heel wat minder klanten langskomen, werken steeds meer bedrijven met een virtuele receptie. En dat is te begrijpen: het is de makkelijkste manier om bezoekers, klanten en leveranciers goed te ontvangen én de coronaregels automatisch te implementeren. Maar wist u ook dat zo’n virtuele receptie uw bedrijf heel wat meer oplevert dan een veilig en goed onthaal? U kan er ook erg veel mee besparen. Reken maar mee …
De gemiddelde ‘klassieke’ receptie kost € 101.220
Een gemiddelde receptie heeft één tot twee receptiemedewerkers. Vaak is één FTE niet voldoende: mensen worden ziek, nemen verlof, de openingsuren van het bedrijf overstijgen de 38-urige week…
Omgerekend in bedrijfskosten betaal je in Nederland zo’n € 67.480 per jaar voor een ervaren, meertalige receptionist. Dat is voor € 48.200 loonkosten, vermeerderd met 40% overhead voor mkb-bedrijven. Om de receptie permanent te kunnen bemannen, heb je toch minstens 1,5 FTE nodig. Dat is dus goed voor gemiddeld € 101.220 per jaar.
Meer uitleg hierover? Lees ook “Waarom de receptiekosten van elk bedrijf te hoog zijn”
De virtuele receptie kost € 15.720
Terug naar de virtuele receptie: een slimme deurbel die zelf de bezoekers verwelkomt en de deur opent én ook leveranciers duidelijke instructies geeft, kost 1.020 euro per jaar. Een visitor management systeem dat functioneert zonder hulp van een receptiemedewerker is goed voor 5.340 euro per jaar. Een intelligente pakketautomaat die fungeert als selfservice voor koeriers en leveranciers, daar tel je als gemiddeld bedrijf zo’n 5.220 per jaar voor neer. Gaat het om grotere bedrijven met meer leveranciers en koeriers, dan spreken we over 8.320 euro per jaar. En dan heb je nog een externe professionele telefoonservice nodig om je telefoons door te schakelen. Oh ja, dat laatste trouwens 24/7, wat de receptionist niet kan … Gemiddelde kostprijs: 4.140 euro per jaar. Alles bij elkaar komen we dan uit op 15.720 euro per jaar. En klaar!
92% van de taken zijn repetitief en te automatiseren
Laat het ons even procentueel bekijken: met een virtuele receptie kan je 92% van de repetitieve taken van de receptiemedewerker automatiseren. Blijven over: 8% van de taken die exceptioneel zijn en tot de verantwoordelijkheid van de receptiemedewerker (of een andere medewerker) blijven behoren. Dat betekent dat 8% van 101.220 of 8.097 euro overeind blijft.
Een kostenbesparing van … € 77.403 per jaar!
Goed gelezen: zoveel bespaart een bedrijf gemiddeld met een virtuele receptie: 77.403 euro per jaar. Dat is zwart op wit, met of zonder rekenmachine: het zijn de kosten van 101.220 euro van de ‘klassieke’ receptie, verminderd met de kosten van het digitaal onthaal van 15.720 euro en met de resterende 8% exceptiemanagement van 8.097 euro.
Na vijf jaar haalt u al een extra winst van 387.015 euro.
Je spaart zelfs nog meer, want een virtuele receptie verbetert niet alleen de gezondheid van uw bedrijf, ook uw medewerkers lopen er gezonder bij dankzij contactloze leveringen en de dagelijkse gezondheidscheck aan de virtuele receptie. Digitalisering en automatisering brengen wel vaker geld in de lade, maar een dergelijke grote ROI, daar kan geen enkele andere afdeling aan tippen: de receptie spant de (gouden) kroon.
