In 7 stappen van een klassieke receptie naar een modern digitaal ontvangst
Is hybride werken ook bij u de norm geworden? En worstelt uw organisatie om zich aan te passen aan deze nieuwe situatie, nu er minder medewerkers op kantoor zijn én minder klanten langskomen? De receptiekosten staan niet langer in verhouding tot de baten. Terwijl u als bedrijf toch klanten wil blijven verwelkomen en pakketjes en leveringen veilig in ontvangst nemen …
Het goede nieuws is: door over te stappen naar een virtuele receptie, speelt u moeiteloos in op het nieuwe werken. U ontvangt klanten op elk moment professioneel en leveringen verlopen volautomatisch, 24/7. Met als voornaamste troef: een kostenbesparing van 90.000 euro per jaar. Stap maar binnen!
Stap 1. Reduceer de brievenpost
75% van de brievenpost bestaat uit facturen, herinneringen en andere boekhoudkundige documenten. Spreek met al uw leveranciers (en klanten) af om facturen en post uitsluitend digitaal te verzenden, rechtstreeks naar de juiste afdeling. Op drie maanden tijd kan u zo tot 90% van alle inkomende post digitaliseren: geen receptiekosten, veel efficiëntere verwerking én goed voor het milieu.
Stap 2. Automatiseer de ontvangst van leveringen en pakjes
De deur openen, een levering nakijken, aftekenen en stockeren en medewerkers verwittigen is allemaal bijzonder tijdrovend. Plaats een slimme pakketbox aan de receptiebalie waardoor u tot 30% van de taken van receptiemedewerkers automatiseert.
Met een Send & Collect-service kunt u ook pakketjes versturen via dezelfde pakketbrievenbus.
Stap 3. Ontvang bezoekers met een visitor management system
Ook bezoekers ontvangen, aan- en afmelden en de host op de hoogte brengen is ontzettend arbeidsintensief. Een volledig autonoom bezoekersregistratiesysteem waarbij de bezoeker zichzelf eenvoudig aanmeldt gaat sneller en veiliger én het vergt slechts een fractie van de klassieke operationele kosten.
Stap 4. Laat medewerkers toekomen op een veilige werkvloer
Medewerkers hebben ook baat bij een virtuele receptie. Wanneer ze zich aanmelden krijgen ze een korte veiligheidscheck. De virtuele receptie registreert wie er die dag op kantoor werkt en wie thuis. Zo houdt u de kantoorcapaciteit 24/7 bij en beschikt u in geval van calamiteiten over een evacuatielijst.
Stap 5. Besteed receptietelefoontjes uit
Uw post loopt digitaal, pakjes verdelen gebeurt via de pakketautomaat en bezoekers worden opgevangen door uw visitor management systeem. Maar wat met de telefoons? De meeste calls belanden vandaag rechtstreeks op de gsm of het toestel van de medewerker. De overblijvende inkomende oproepen kunt u perfect laten beantwoorden door een callcenter. De medewerker ontvangt een mailtje en kan zelf terugbellen wanneer het hem goed uitkomt. Een beperkte kost, want u betaalt slechts per telefoonoproep.
Stap 6. Automatiseer uw materiaal- en documentenbeheer
De receptie wordt veel gebruikt als kruispunt van interne logistiek. Medewerkers laten er gemakkelijk iets achter voor hun collega’s of voor een klant die iets komt ophalen. Automatiseer uw interne logistiek met een slim pick-uppoint voor 24/7 dienstverlening.
Stap 7. Laat uw receptionist waardevolle taken uitvoeren
Uw receptionist is nu van zijn repetitieve dagdagelijkse taken verlost. Geef hem in ruil meer verantwoordelijkheid en opdrachten met een echte toegevoegde waarde naar het bedrijf, zoals gebouw- en wagenparkbeheer, travelmanagement, ... Benieuwd welke impact een digitale receptie heeft op de job van receptionist?
Deze 7 stappen samen zorgen voor een aanzienlijke kostenbesparing: bekijk een concrete berekening.
