Een visitor management system: onbemande en onpersoonlijke bezoekersregistratie?
Vroeger associeerden we gastvrijheid met een receptionist die bezoekers vriendelijk begroet. Een digitaal onthaal dat volledig autonoom werkt, lijkt dus haaks te staan op een hartelijk welkom.
Toch kiezen meer en meer bedrijven voor een visitor management system zonder receptioniste, niet alleen omwille van de kostenbesparing, maar vooral omwille van de volgende redenen.
Een visitor management system voor efficiënte bezoekersregistratie
Een digitale ontvangst kort de wachttijden in het onthaal: geen rij bezoekers aan de receptie, niet meer wachten tot de receptioniste haar telefoongesprek afgerond heeft en vooral: permanente beschikbaarbeid. Met een slim visitor management system wordt bezoekersregistratie een eitje: Bezoekers kunnen zich immers snel en eenvoudig registreren via een aanmeldzuil, waarna de host een notificatie ontvangt op zijn smartphone, waar hij zich ook in het bedrijf bevindt. De wachttijd wordt dus drastisch verminderd, en de bezoeker weet steeds wat er hem te wachten staat.
Een slim visitor management system = aangename bezoekersregistratie
Een digitale receptie met visitor management system registreert bezoekers op een uniforme manier. De kwaliteit van ontvangst is voor elke bezoeker op elk moment even professioneel, in maar liefst 5 talen. Iets wat je niet kan verwachten van een receptioniste. Kort nadat de bezoeker aankomt en zich registreerd, zal hij door de host persoonlijk verwelkomd worden. De host wordt namelijk up-to-date gehouden via meldingen op zijn smartphone, zodat er geen gênante vergissingen mogelijk zijn.
Een visitor management system maakt bezoekersregistratie privacy-proof
Aan de receptie sta je nooit alleen. Nochtans zou de reden van de afspraak vertrouwelijk moeten blijven tussen gastheer en bezoeker. Een automatische receptie betekent ook een veilig bezoekersregister dat compliant is met de GDPR-wetgeving. Minstens even belangrijk is de bescherming van uw eigen know-how en ideeën: elke bezoeker moet bijvoorbeeld een vertrouwelijkheidsdocument te ondertekenen wat voor je receptioniste in de praktijk niet haalbaar is.
