Kantorencomplex 3Square automatiseert de receptie

Een kijkje bij kantorencomplex 3Square

Voor wie van Brussel naar Oostende rijdt, is het een vertrouwd zicht: de drie kubusvormige gebouwen langs de E40. Meteen ook de oorsprong van de naam van het kantorencomplex: 3Square. Maar zo duf als de term 'kantorencomplex' is, zo sprankelend is de sfeer als je hier binnenwandelt. De medewerkers aan de receptie lachen breed en heten me vriendelijk welkom. Ik heb het gevoel in de lobby van een mooi hotel beland te zijn en vergeet even dat ongeveer 500 medewerkers hier elke dag binnenwandelen om te werken in een van de 16 bedrijven die hier gevestigd zijn en nog tal van andere mensen een meeting, seminarie, opleiding komen volgen. Een van die mensen is Frederic Beyens, facility manager bij 3Square. In een huiselijke vergaderruimte praten we over het efficiënt beheer van het onthaal.

Een all-in formule voor verschillende bedrijven

“3Square is ontstaan vanuit het besef dat een werkplek uit veel meer bestaat dan werken alleen," legt Frederic uit. “Hier vind je alles om optimaal je werk te kunnen doen, maar zeker ook om te netwerken én om even niet te werken, door lekker te eten in het stijlvolle restaurant, bijvoorbeeld." Het kader liegt er inderdaad niet om, bij 3Square hebben ze oog voor detail.

“De totaalervaring, daar draait het bij ons om. De service die we bieden zorgt ervoor dat bedrijven zoveel mogelijk aan ons over kunnen laten. Het is een all-in formule, dus eigenlijk hoeven ze alleen hun laptop mee te nemen en ze zijn vertrokken: plug & play". Dat de formule aanslaat, blijkt uit de grote bezetting en verscheidenheid aan bedrijven die hier genieten van het hoge serviceniveau.

“Van een groot advocatenkantoor tot een bank, maar ook kleinere start-ups vinden hun plekje bij 3Square".

Het belang van de receptie

Zo veel verscheidenheid, dan moeten de noden toch ook heel verschillend zijn? “Zeker, ik denk dat daarom het onthaal hier zo een belangrijke functie heeft. Ieder bedrijf heeft er zijn vaste contactpersoon die ervoor zorgt dat alle vragen beantwoord en alle problemen opgelost worden". Een hele klus dus. “Vandaar dat het voor mij zo belangrijk was om de receptie op alle mogelijke manieren te verlichten van arbeidsintensieve taken."

Voor de verwerking van pakketjes leek Bringme de ideale oplossing. Het moest een oplossing zijn die ook een aantal andere problemen bij de bedrijven hier oploste. Sommige leveringen zijn bijvoorbeeld vertrouwelijk, andere waardevol. Dankzij Bringme hebben we een oplossing te pakken die veilig én discreet is.

Vroeger moesten de mensen aan het onthaal vaak de verantwoordelijkheid nemen voor pakketjes zonder te weten wat de waarde ervan was of hoe vertrouwelijk ze behandeld moesten worden. Dat is nu voorbij. De Bringme Box zorgt er bij ons voor dat alles veilig opgeborgen zit tot de persoon voor wie het bedoeld is, het oppikt."

En wat vinden de medewerkers?

Frederic is duidelijk overtuigd maar ik kan het niet laten om toch eens polshoogte te nemen bij de mensen aan het onthaal. Tenslotte zijn zij degenen die het meest met de Bringme Box in aanraking komen. Wanneer ik bij de receptie passeer, spreek ik de twee medewerkers aan die op dat moment aanwezig zijn.

“We moesten er in het begin even aan wennen, omdat we niet goed wisten wat we konden verwachten, maar de Bringme Box maakt het voor ons een stuk makkelijker om het overzicht te bewaren over alle leveringen", licht een van de medewerkers toe. “En we spenderen veel minder tijd aan het in ontvangst nemen van al die pakketjes" vult haar collega aan.

Ze zien deze nieuwe manier van werken duidelijk zitten. En het lijkt goed te werken want rondom de receptie bespeur ik nergens een rondslingerend pakketje. “Dat klopt, die zitten allemaal in de box.", lachen beiden in koor. Het werkt aanstekelijk: ik wandel buiten met … een glimlach.